Los sistemas de facturación tanto manuales como electrónicos deben brindar la posibilidad para el comerciante de hacer modificaciones o enmendar errores que en ocasiones se producen, dentro de las herramientas que se pueden utilizar se encuentran las notas de crédito.
Específicamente las notas de crédito se utilizan para devolver dinero a cliente, pero para realizarlas es necesario conocer de qué se trata, cómo se realizan y poder establecer todas sus diferentes posibilidades.
¿Qué aprenderás aquí?
¿Qué es una nota de crédito?
La nota de crédito es un comprobante que sirve para comunicarle al comprador que el vendedor hizo un descargo en su cuenta corriente. Es decir su deuda disminuirá como también los derechos a cobrar del vendedor. Es importante saber que la nota de crédito es un documento que se deriva directamente de la factura.
¿Para qué sirve?
El uso principal que se le da a la nota de crédito es la devolución del dinero de forma parcial o total cuando se presentan diferentes situaciones como:
- La devolución de un producto o mercadería.
- Errores en la facturación, por ejemplo cuando se ha cobrado de más.
- Promociones, descuentos o bonificaciones.
¿Quién emite la nota de crédito?
La nota de crédito es un documento que involucra a un vendedor y a un comprador, pero es emitida exclusivamente por el vendedor o comerciante, en la que se realiza un desglose de los elementos de los que dispone un comprador y que muestra un crédito a favor del mismo.
El tiempo en que puede ser emitida la nota de crédito no debe ser mayor a 15 días después de haber sucedido el evento que da cabida a la emisión de la misma.
¿Cómo se hace una?
En Argentina la mayor parte de los comercios trabajan con las impresoras fiscales desde las cuales perfectamente se pueden realizar las notas de crédito, para ello los comerciantes deben contar con el módulo “Fiscal”. En el software que el comerciante utilice debe corroborar si ya lo tiene disponible.
Al hacer la nota de crédito se deben incluir todos los elementos que se encuentran en la factura, la única diferencia es que se debe añadir el motivo por el que se realiza la nota de crédito, ya sea corrección de un error, devolución, entre otros.
¿Cómo hacer una manual?
Si el comerciante tiene un sistema de facturación manual debe hacer una nueva factura con la característica imprescindible de aclarar que se trata de una nota de crédito.
Es muy importante asignar la numeración correlativa de la facturación en la que corresponde a la nota de crédito. También se debe incluir la numeración de la factura que será anulada en la aclaración.
Los importes o cantidades de dinero que serán devueltas se deben anotar en valores negativos.
La factura original debe conservarse y presentarse de todas formas en la declaración de hacienda.
¿Cómo anular una nota de crédito?
La forma en que se puede anular una nota de crédito es emitiendo una nota de débito, que se puede hacer de forma manual y también de manera electrónica.
Para aquellos que utilizan el sistema de facturación SII que cumple también con todos los parámetros de la AFIP, pueden anular la nota de crédito mediante los siguientes pasos:
En el sitio web www.sii.cl, acceda al menú Portal Mipyme, en sección “Sistema de factura electrónica Mipyme” ingrese a “Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE)”
- Ingrese a la opción “Nota de débito”.
- Seleccione la Nota de Crédito Electrónica que desea anular.Genere la Nota de Débito para realizar la Anulación
- Revise la Nota de Débito Electrónica, firme y envíela al SII.
La Nota de Débito Electrónica que anula el Documento Tributario Electrónico ha sido generada, firmada y enviada al SII.
¿Cómo cobrarla?
La nota de crédito puede ser cobrada de diferentes formas, es posible recibir la devolución del dinero en el momento en que esté lista la nota de crédito, además puede incluso cubrir la transacción de la devolución del producto.
